Versorgungsordnung für kleine Unternehmen: Brauchst du eine?

Du hast fünf Mitarbeiter, einer fragt nach betrieblicher Altersvorsorge, und du bist dir nicht sicher, was du antworten sollst. Oder du hast einem Mitarbeiter längst einen Zuschuss zugesagt und fragst dich jetzt, ob die anderen dasselbe verlangen können. Genau hier taucht der Begriff Versorgungsordnung auf. In diesem Artikel liest du, was dahintersteckt, warum das Betriebsrentengesetz das Wort nicht kennt und trotzdem gute Gründe für so ein Dokument liefert, und wann sich der Aufwand für einen kleinen Betrieb lohnt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine gesetzliche Pflicht zur Versorgungsordnung gibt es nicht, der Begriff kommt im Betriebsrentengesetz nicht vor.
• Eine Versorgungszusage entsteht trotzdem: § 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG stellt Verpflichtungen aus betrieblicher Übung und aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz einer ausdrücklichen Zusage gleich.
• Nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG stehst du für die zugesagten Leistungen ein, auch wenn ein Versorgungsträger dazwischen sitzt.
• Deine Arbeitnehmer können Entgeltumwandlung bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze verlangen, 2026 also 4.056 Euro im Jahr oder 338 Euro im Monat (§ 1a Abs. 1 Satz 1 BetrAVG); den Anspruch hat nach § 17 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG, wer bei dir in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist.
• Die Versorgungsordnung ist ein Gestaltungsinstrument: Darin legst du fest, wer was bekommt, über welchen Durchführungsweg und zu welchen Bedingungen.

Was eine Versorgungsordnung überhaupt ist (und was nicht)

Eine Versorgungsordnung ist ein internes Regelwerk deines Betriebs. Darin legst du fest, welche Mitarbeiter eine betriebliche Altersversorgung bekommen, über welchen Durchführungsweg sie läuft, wie hoch die Beiträge sind, was du als Arbeitgeber dazugibst und was in Sonderfällen passiert: Elternzeit, unbezahlter Urlaub, Ausscheiden. Ein Dokument für den ganzen Betrieb statt zehn Einzelabsprachen, an die sich in fünf Jahren niemand mehr genau erinnert.

Im Betriebsrentengesetz findest du das Wort nicht. In den Vorschriften, die für die betriebliche Altersversorgung einschlägig sind, steht keine Pflicht, eine Versorgungsordnung aufzustellen. Wer dir etwas anderes erzählt, verkauft dir eine Pflicht, die es so nicht gibt. Das Gesetz formuliert deutlich unaufgeregter: „Die Durchführung des Anspruchs des Arbeitnehmers wird durch Vereinbarung geregelt“ (§ 1a Abs. 1 Satz 2 BetrAVG). Eine Regelung wird also vorausgesetzt, die Form bleibt dir überlassen.

Ein Versicherungsvertrag ist die Ordnung ebenfalls nicht. Der Vertrag mit dem Versorgungsträger und die Entgeltumwandlungsvereinbarung mit dem einzelnen Mitarbeiter bleiben daneben bestehen. Die Ordnung steht über beidem: Aus ihr ergibt sich, nach welchen Regeln diese Verträge im Betrieb zustande kommen.

Eine echte Dokumentationspflicht gibt es rund um die betriebliche Altersvorsorge nur an einer Stelle, und sie ist kleiner als gedacht: Nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 NachwG musst du deinem Mitarbeiter Name und Anschrift des Versorgungsträgers nachweisen. Die Pflicht entfällt sogar, wenn der Träger selbst zu dieser Information verpflichtet ist.

Zwei Sonderfälle gehören ins Bild, auch wenn sie in kleinen Betrieben oft keine Rolle spielen. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei Sozialeinrichtungen und bei der betrieblichen Lohngestaltung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 8 und Nr. 10 BetrVG). Und bei Tarifbindung geht der Tarif vor: § 19 BetrAVG erlaubt ausdrücklich, in Tarifverträgen von § 1a abzuweichen.

Warum es ohne sie teuer werden kann: betriebliche Übung und Gleichbehandlung

Der entscheidende Satz ist kurz und steht in § 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG: „Der Verpflichtung aus einer Versorgungszusage stehen Versorgungsverpflichtungen gleich, die auf betrieblicher Übung oder dem Grundsatz der Gleichbehandlung beruhen.“

Übersetzt heißt das: Eine Zusage braucht kein Dokument, um zu entstehen. § 1 Abs. 1 Satz 1 BetrAVG knüpft schon daran an, dass einem Arbeitnehmer Leistungen der Alters-, Invaliditäts- oder Hinterbliebenenversorgung aus Anlass seines Arbeitsverhältnisses zugesagt werden. Ab da gilt das Betriebsrentengesetz mit allem, was drinsteht. Und Satz 4 zieht die Fälle mit hinein, in denen du gar nichts ausdrücklich zugesagt, sondern einfach gehandelt hast. Wer nichts regelt, hat trotzdem etwas zugesagt. Das ist das eigentliche Argument für eine Versorgungsordnung, nicht irgendeine Pflicht.

Wo genau die Schwelle liegt, ab der aus wiederholter Praxis eine betriebliche Übung wird, entscheidet die Rechtsprechung. Dazu kursieren griffige Faustformeln. Von mir bekommst du hier keine, weil ich für diesen Artikel keine Entscheidung im Volltext geprüft habe und ein Urteilszitat ohne geprüfte Fundstelle nichts wert ist. Der Gesetzestext reicht auch: Ob du die Bindung gestaltest oder ob sie dir passiert, ist der Unterschied, den du beeinflussen kannst.

Dazu kommt ein zweiter Satz, den viele Inhaber unterschätzen. Nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG steht der Arbeitgeber für die zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt. Du bleibst also in der Verantwortung, auch wenn ein Versorgungsträger dazwischen sitzt. Wegdelegieren lässt sich diese Einstandspflicht nicht. Eingrenzen schon, nämlich indem vorher schriftlich feststeht, was genau du zugesagt hast.

Beispielszenario: Du hast sechs Mitarbeiter. Einem, den du halten willst, zahlst du seit einiger Zeit einen monatlichen Zuschuss zu seiner Direktversicherung, mündlich vereinbart im Jahresgespräch. Jetzt fragen zwei weitere Mitarbeiter nach demselben Zuschuss. Ohne geschriebene Regel musst du begründen, warum der eine ihn bekommt und die anderen nicht, und diese Begründung notfalls verteidigen. Mit einer Versorgungsordnung stünde vorher fest, nach welchen sachlichen Kriterien der Zuschuss gewährt wird, und die Frage wäre keine Verhandlung, sondern eine Auskunft.

Was drinstehen muss: die Punkte, die später Streit vermeiden

„Muss“ ist hier nicht juristisch gemeint, sondern praktisch: Das sind die Punkte, an denen es ohne Regelung später hakt. Die Fundstelle daneben zeigt, woran der Punkt im Gesetz hängt.

Drei dieser Punkte verdienen ein paar Sätze mehr. Der erste ist der Durchführungsweg. § 1a Abs. 1 Satz 3 BetrAVG gibt dir den ersten Zugriff: Bietest du einen Weg an, wird dort durchgeführt. Bietest du nichts an, kann dein Mitarbeiter den Abschluss einer Direktversicherung verlangen. Wer nichts regelt, verliert also nicht nur den Überblick, sondern auch das Bestimmungsrecht.

Der zweite ist der Arbeitgeberzuschuss, und daran hängen die meisten Missverständnisse. Nach § 1a Abs. 1a BetrAVG muss der Arbeitgeber 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich weiterleiten, „soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart“. Erstens gilt das nur für Pensionsfonds, Pensionskasse und Direktversicherung, Direktzusage und Unterstützungskasse nennt die Vorschrift nicht. Zweitens ist „soweit“ eine Begrenzung der Höhe nach und keine Pauschale: Wo dir keine Ersparnis entsteht, etwa oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze, greift die Pflicht insoweit nicht. Dass viele Betriebe aus Verwaltungsgründen pauschal 15 Prozent zahlen, ist gängige Praxis, steht so aber nicht im Gesetz. Drittens fließt der Zuschuss in den Vertrag, nicht auf das Gehaltskonto. Für Vereinbarungen von vor dem 1. Januar 2019 gilt die Zuschusspflicht seit dem 1. Januar 2022 (§ 26a BetrAVG), alte Vereinbarungen sind also nicht ausgenommen.

Der dritte Punkt ist der Rahmen, den die Ordnung nicht selbst setzt, aber mitdenken muss. Beiträge an Pensionsfonds, Pensionskasse oder Direktversicherung bleiben 2026 bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze steuerfrei, also 8.112 Euro im Jahr oder 676 Euro im Monat (§ 3 Nr. 63 Satz 1 EStG). Beitragsfrei in der Sozialversicherung sind davon 4 Prozent, also 4.056 Euro im Jahr oder 338 Euro im Monat (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV). Das sind Höchstgrenzen des Gesetzes, keine Empfehlung für eine Höhe. Dazwischen bleibt der Beitrag steuerfrei, ist aber sozialversicherungspflichtig, und dir entsteht dort keine Ersparnis.

Wann sich der Aufwand für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern lohnt

Die ehrliche Antwort zuerst: Nicht jeder Betrieb mit fünf Leuten braucht eine Versorgungsordnung. Hast du einen Mitarbeiter mit einem Vertrag und steht alles Wesentliche in seiner Entgeltumwandlungsvereinbarung, dann ist diese Vereinbarung das Dokument, das du brauchst.

Interessant wird es an fünf Punkten:

• Der erste Mitarbeiter fragt nach Entgeltumwandlung. Der Anspruch aus § 1a Abs. 1 Satz 1 BetrAVG besteht ab dem ersten Arbeitnehmer, ohne Mindestgröße des Betriebs.
• Du willst selbst etwas dazugeben, über den gesetzlichen Zuschuss hinaus. Ab da entscheidest du über Gruppen, Beträge und Bedingungen, und genau dort entsteht die Gleichbehandlungsfrage.
• Es gibt bereits mehrere Verträge, zu verschiedenen Zeiten und zu verschiedenen Konditionen entstanden. Eine Ordnung schafft für alles, was danach kommt, einen gemeinsamen Nenner.
• Du stellst regelmäßig ein. Ohne Regel ist jede Einstellung eine neue Einzelfallentscheidung, die du dir merken und begründen musst.
• Du planst eine Übergabe oder einen Betriebsübergang. Zusagen laufen dabei weiter, und eine Änderung oder Übernahme der Zusage unterbricht die Unverfallbarkeitsfristen nicht (§ 1b Abs. 1 Satz 3 BetrAVG).

Ein Sonderfall betrifft dich selbst: Wenn du Geschäftsführer deiner eigenen GmbH bist und dich einbeziehen willst, gelten zusätzliche, vor allem steuerliche Regeln. Die habe ich in bAV für GmbH-Geschäftsführer zusammengefasst. Für die Ordnung heißt das: Deine eigene Zusage und die Zusagen an deine Mitarbeiter sind zwei verschiedene Baustellen.

Der Aufwand ist im Kern einmalig. Du legst die Regeln einmal fest, und ab da beantwortet das Dokument die Frage, die dir sonst bei jeder Einstellung neu gestellt wird. Was das kostet, hängt davon ab, wer die Ordnung erstellt und wie komplex dein Betrieb ist; eine Zahl wäre hier geraten.

Wer sie schreibt und was ich dabei mache

Eine Versorgungsordnung ist ein arbeitsrechtliches Dokument. Das Papier bindet dich gegenüber deinen Mitarbeitern, und zwar lange, weil Versorgungszusagen über Jahrzehnte laufen. Gestaltung und Prüfung im Einzelfall gehören deshalb zu einer Anwältin oder einem Anwalt mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Ich bin Versicherungsmakler, kein Rechtsanwalt und kein Steuerberater. Rechtsberatung im Einzelfall darf ich nicht leisten, und ich tue es auch nicht.

Was ich mache, ist die versicherungsseitige Hälfte der Arbeit:

• Ich kläre mit dir, welcher Durchführungsweg zu deinem Betrieb passt und welche Folgen er für dich als Arbeitgeber hat.
• Ich hole die Angebote der Versorgungsträger ein, die für deine Situation in Frage kommen, und vergleiche sie anhand der Bedingungen.
• Ich bereite die Punkte auf, die in deiner Ordnung stehen sollten, damit deine Anwältin oder dein Anwalt nicht bei null anfängt: Berechtigtenkreis, Beitragshöhen, Zuschussmechanik, Sonderfälle.
• Ich dokumentiere die Beratung nach § 61 VVG, betreue die Verträge im Bestand und erkläre deinen Mitarbeitern, was sie da eigentlich bekommen.

Und wo meine Rolle endet, sage ich genauso deutlich: Ob eine bestimmte Klausel wirksam ist, ob ein Änderungsvorbehalt trägt, ob eine Differenzierung zwischen zwei Mitarbeitergruppen im Ergebnis hält, das sind Rechtsfragen. Dafür brauchst du eine Anwältin oder einen Anwalt, für die steuerliche Seite deinen Steuerberater. Beide arbeiten schneller, wenn die versicherungsseitigen Fakten schon auf dem Tisch liegen, und genau das ist mein Teil.

Mustervorlagen aus dem Netz sind als Ausgangspunkt nicht verboten. Ein Muster kennt weder deine Mitarbeiterstruktur noch die Zusagen, die bei dir schon gemacht wurden, und schon gar nicht die, die du gar nicht als Zusage im Kopf hattest.

Auf einen Satz gebracht: Die Versorgungsordnung ist kein Papierkram, den dir der Gesetzgeber aufdrückt, sondern die Antwort auf eine Bindung, die ohnehin entsteht. Du entscheidest nur, ob du sie schreibst oder ob sie sich aus deiner Praxis von selbst ergibt. Einen Überblick über Durchführungswege, Förderung und Pflichten findest du auf meiner Seite zur betrieblichen Altersvorsorge. Wenn du das Thema für deinen Betrieb sortieren willst, buch dir einen Termin bei mir.

Zwei Themen, die bei der Versorgungsordnung regelmäßig mit aufschlagen:

• Der 15-Prozent-Zuschuss, auch für Altverträge
• Was beim Arbeitgeberwechsel mit deiner bAV passiert

Häufige Fragen

Bin ich als Arbeitgeber verpflichtet, eine Versorgungsordnung zu haben?

Nein. Das Betriebsrentengesetz kennt den Begriff nicht, und in den einschlägigen Vorschriften steht keine Pflicht, eine Versorgungsordnung aufzustellen. Verpflichtet bist du an anderer Stelle: Deine Mitarbeiter haben einen Anspruch auf Entgeltumwandlung, und eine Zusage bindet dich auch dann, wenn sie aus betrieblicher Übung oder dem Gleichbehandlungsgrundsatz entsteht (§ 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG).

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eine Versorgungsordnung?

Eine gesetzliche Schwelle gibt es nicht, und eine allgemeingültige Zahl wäre geraten. Praktisch entscheidet nicht die Kopfzahl, sondern die Vielfalt: Sobald mehrere Verträge zu unterschiedlichen Konditionen bestehen, du selbst Geld dazugibst oder regelmäßig einstellst, wird das Thema unübersichtlich. Bei einem einzigen Vertrag reicht in der Regel die Entgeltumwandlungsvereinbarung mit diesem Mitarbeiter.

Muss ich allen Mitarbeitern dasselbe anbieten?

Der Anspruch auf Entgeltumwandlung steht jedem Arbeitnehmer zu, der bei dir in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist (§ 17 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG). Bei freiwilligen Leistungen von dir kommt der Gleichbehandlungsgrundsatz ins Spiel, außerdem darfst du Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte nicht ohne sachlichen Grund schlechter behandeln (§ 4 TzBfG). Ob eine konkrete Gruppenbildung in deinem Betrieb trägt, ist eine Rechtsfrage für deine Anwältin oder deinen Anwalt.

Kann ich eine Versorgungsordnung später wieder ändern?

Ändern ist nicht dasselbe wie neu schreiben, und genau hier wird es arbeitsrechtlich anspruchsvoll: Bestehende Zusagen sind gebunden, und § 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG zeigt, dass Bindungen auch ohne Dokument entstehen. Ob und wie weit ein Änderungs- oder Widerrufsvorbehalt in deiner Ordnung trägt, lässt du dir vor der Einführung anwaltlich klären, nicht hinterher.

Was passiert mit der Versorgung, wenn ein Mitarbeiter kündigt?

Was aus Entgeltumwandlung finanziert wurde, ist sofort unverfallbar, der Arbeitgeberzuschuss nach § 1a Abs. 1a BetrAVG ist dabei ausdrücklich eingeschlossen (§ 1b Abs. 5 Satz 1 BetrAVG). Bei arbeitgeberfinanzierten Zusagen ab 2018 tritt Unverfallbarkeit nach drei Jahren und ab dem vollendeten 21. Lebensjahr ein (§ 1b Abs. 1 Satz 1 BetrAVG). Wie es mit dem Vertrag weitergeht, sollte deine Ordnung regeln.

Hinweis: Ich bin Versicherungsmakler, kein Steuerberater und kein Rechtsanwalt. Die steuerlichen Angaben in diesem Artikel beschreiben die gesetzliche Systematik und die geltenden Höchstgrenzen, sie ersetzen keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Die arbeitsrechtliche Gestaltung und Prüfung einer Versorgungsordnung gehört in anwaltliche Hände.

Quellen und Stand

• § 1 BetrAVG, Zusage und Einstandspflicht (gesetze-im-internet.de)
• § 1a BetrAVG, Entgeltumwandlung, Durchführungsweg, Mindestbetrag, Arbeitgeberzuschuss
• § 1b BetrAVG, Unverfallbarkeit, betriebliche Übung und Gleichbehandlung
• § 17 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG, persönlicher Geltungsbereich des § 1a
• § 19 BetrAVG, Tariföffnungsklausel
• § 26a BetrAVG, Zuschuss für Vereinbarungen vor dem 1. Januar 2019
• § 4 TzBfG, Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte
• § 10 Satz 3 Nr. 4 AGG, Altersgrenzen in betrieblichen Systemen
• § 2 Abs. 1 Nr. 13 NachwG, Nachweis des Versorgungsträgers
• § 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 BetrVG, Mitbestimmung des Betriebsrats
• § 3 Nr. 63 EStG, Steuerfreiheit bis 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze
• § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV, Beitragsfreiheit bis 4 Prozent
• Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026, Beitragsbemessungsgrenze 101.400 Euro, Bezugsgröße 47.460 Euro

Stand: 2. August 2026